Een zonnige dag in de meivakantie. Geen plek meer vrij op het terras en het zwembad stroomt over met badgasten. Ondertussen zitten twee collega’s ziek thuis en blijkt er maar één medewerker ingeroosterd te zijn voor de receptie. Chaos dreigt: de rij bij de receptie loopt tot om de hoek en je personeel kan het maar moeilijk bijbenen. Als je werkzaam bent in de recreatiebranche zijn dit soort situaties vast herkenbaar. Vervelend, maar voor een groot deel te voorkomen door slim te roosteren. Wat slim roosteren in de de recreatie precies inhoudt en hoe je het in de praktijk brengt, lees je hier.
Wat is slim roosteren?
Slim roosteren gaat over meer dan alleen maar uren efficiënt verdelen over de week. Het is het proces waarbij je structureel vooruit denkt, rekening houdt met beschikbaarheid van personeel en binnen de wettelijke kaders van de Arbeidstijdenwet (ATW) werkt. Slimme roosters zorgen voor balans:
- tussen werk en privé;
- tussen kosten en productiviteit;
- tussen klanttevredenheid en personeelstevredenheid.
Waarom is slim roosteren zo belangrijk in de recreatiesector?
De recreatiesector werkt doorgaans met grote pieken en dalen. Denk aan campings, vakantieparken, zwembaden of attractieparken. Tijdens de schoolvakanties of vrije dagen kan het razend druk zijn. Juist dan wil je geen onderbezetting, want dat kan allerlei nadelige effecten hebben; van misgelopen omzet, tot ontevreden gasten en overbelast personeel. Andersom wil je zodra het laagseizoen aanbreekt niet onnodig veel personeel inroosteren. Arbeid is immers niet gratis. Maak daarom gebruik van slimme roosters. Daarmee speel je in op:
- Krapte op de arbeidsmarkt; door slim te roosteren maak je optimaal gebruik van beschikbaar personeel
- Seizoenswerk en vakantiepieken
- Flexibele inzet van parttimers en studenten
- Wisselende beschikbaarheid van oproepkrachten
- Voorspelbare bezoekersstromen (bijvoorbeeld op basis van weer en boekingen)
Slim een rooster maken: 5 praktische tips
1. Werk met een flexibel basisrooster
Gebruik historische data om een basisrooster te maken waarin je vaste drukke en rustige momenten verwerkt. Vul dit aan met flexibele diensten die je kort van tevoren inplant op basis van weersvoorspellingen of last-minute boekingen.
2. Betrek medewerkers bij het roosteren
Laat medewerkers hun voorkeuren en beschikbaarheid aangeven via een roostersysteem. Dit voorkomt afzeggingen en verhoogt de motivatie.
3. Maak gebruik van slimme roostersoftware
Met moderne software kun je gemakkelijk een rooster maken dat rekening houdt met wetgeving, beschikbaarheid en geplande afwezigheid. Er zijn tools die automatisch voorstellen doen voor de optimale bezetting.
Veel recreatiebedrijven maken al gebruik van tools zoals:
- L1nda: populair in horeca en recreatie; koppelt beschikbaarheid, contracturen en CAO-afspraken aan slimme roostervoorstellen.
- Dyflexis: heeft een visuele drag-and-drop interface en geeft automatische waarschuwingen bij overtredingen van rust- en werktijden. Voor de recreatiebranche biedt Dyflexis extra mogelijkheden, zoals het verwachte aantal bezoekers en de weersverwachting (handig voor weersafhankelijke activiteiten).
- Bedrijfsrooster: eenvoudig in gebruik, met zelfroosteren via app en ondersteuning voor meerdere locaties. Ideaal voor recreatiebedrijven met flexibele teams.
Deze tools helpen onder andere met:
- Het voorkomen van over- of onderbezetting op drukke dagen;
- Automatische signalering bij overtreding van ATW-richtlijnen;
- Eenvoudige communicatie over diensten via apps (vooral handig met jongeren en seizoenskrachten).
“Als ik terugdenk aan de tijd dat wij met vijf Excel-sheets werkten, ben ik blij dat we daar nooit meer naar terug hoeven. Het rooster staat niet meer op de server, maar kan door alle werknemers actueel bekeken worden via de app, waar ze zich ook bevinden op het park.” – Vakantiepark de Bergen
4. Plan in shifts met overlappende diensten
In plaats van iedereen tegelijk te laten starten, plan je overlappende diensten in. Zo is het opstarten en afsluiten goed geregeld en voorkom je piekbelasting bij de overdracht.
5. Houd rekening met rusttijden en werkdruk
Zorg voor voldoende rust tussen diensten en probeer onregelmatige diensten (zoals nachtdiensten of splitdiensten) te verdelen over het team. Zo verlaag je de werkdruk en het ziekteverzuim.
6. Check of je rooster voldoet aan de wettelijke eisen
Hoewel slimme roostersoftware je vaak al een handje helpt met plannen binnen de wettelijke kaders van de Arbeidstijdenwet, kan het zeker geen kwaad je te verdiepen in de wetgeving.
Op deze pagina van Overheid.nl vind je meer informatie over de Arbeidstijdenwet.
Slim roosteren = werkdruk verlagen
Slim roosteren helpt je niet alleen bij efficiëntere inzet, het draagt ook direct bij aan het verminderen van werkdruk. Medewerkers weten op tijd waar ze aan toe zijn, hoeven minder vaak in te vallen of over te werken en kunnen beter hun energie verdelen over de werkweek.
Wil je daar meer over weten? Lees dan ook ons artikel: Voorkom uitval: 8 tips voor het verminderen van werkdruk.
Een goed rooster is goud waard
Een goed rooster maken is cruciaal voor iedere recreatieondernemer. Door slim te roosteren houd je je personeelskosten in de hand, voorkom je burn-outs en verbeter je de ervaring van je gasten. En dat begint allemaal met vooruitdenken, data benutten en je team serieus nemen. Aan de slag? Begin met het in kaart brengen van je piek- en dalmomenten, bespreek de roosters met je team en test gratis een roostertool. Zo zet jij de eerste stap naar een sterk personeelsbeleid met minder stress en meer tevredenheid.
